Arbeiten als Kundenservicemitarbeiter: Beste Insider-Tipps

Bist du auf der Suche nach einem Job im Ausland? Vielleicht suchst du nach Arbeitsmöglichkeiten, die keine Vorkenntnisse erfordern, während deines Gap Years? Dann könnten Kundenservice-Rollen genau das sein, was du suchst. Arbeiten geht nicht nur darum, Geld zu verdienen, sondern auch die Möglichkeiten zu sehen, die dir jede Art von Job bietet. Sobald du die Kunst beherrschst, Möglichkeiten statt Grenzen zu sehen, wirst du so viel Freude an einem einfachen Job haben. Kundenservice umfasst das Lösen von Problemen und das Beantworten von Fragen. Es geht darum, der digitalen Welt eine persönliche Note zu verleihen. Wir haben unsere eigenen Erfahrungen in dieser Rolle gesammelt und mit einer Frau gesprochen, die vier Jahre Erfahrung in diesem Bereich hat.

Fakt oder Fiktion: „Kundenservice ist langweilig und man lernt nichts“

Du hast wahrscheinlich viele verschiedene Gerüchte, Kritiken und Warnungen über die Arbeit im Kundenservice gehört. Arbeiten im Kundenservice ist nicht der anspruchsvollste, aufregendste oder vielseitigste Job. Aber für mich ist genau das ein Grund, warum es ein toller Job ist, wenn du darüber nachdenkst, ins Ausland zu gehen und ein Abenteuer zu erleben, während du Geld verdienst. Ich habe mich entschieden, ein Gap-Year-Job in Athen, Griechenland, als Kundenservice-Mitarbeiterin für eine bekannte Marke in einem großen Unternehmen zu machen. Die Schulung war intensiv, aber sobald ich den Job angefangen habe, hat sich alles mit der Zeit gut eingefügt.

Kundenservice-Jobs können manchmal von Zeit zu Zeit repetitiv und langweilig werden, aber der Vorteil daran ist, dass du die Arbeit immer voller Energie beendest, die du dann nutzen kannst, um die Stadt zu erkunden, dich mit Freunden zum Abendessen zu treffen, ins Fitnessstudio zu gehen oder zu tun, was auch immer mir gerade einfiel. Und ehrlich gesagt, das ist eines der Dinge geworden, die am wichtigsten und entscheidendsten für meine Erfahrung im Ausland waren: genug Energie zu haben, um all die spaßigen und abenteuerlichen Sachen zu erleben, wenn ich nicht arbeite. Die Arbeit im Kundenservice hat mir genau das ermöglicht.

Ein typischer Arbeitstag als Kundenservicemitarbeiter

Die tägliche Routine im Kundenservice-Job besteht darin, zwischen konzentrierter Arbeit und wohlverdienten Pausen zu wechseln: „Du kommst zur Arbeit, loggst dich ein und öffnest deinen Bereich, damit die Leute mit ihren Fragen und Problemen zu dir kommen können… Ich habe immer etwa 2 Stunden gearbeitet und dann hatte ich meine Pause und während dieser Zeit ging ich auf den Balkon und schaute aufs Meer oder spielte Pingpong mit meinen Kollegen.“ Dies führt uns zurück zu dem, was wir im vorherigen Abschnitt gesagt haben: Wenn du keine Energie auf die Arbeit selbst verschwendest, kannst du in den Pausen und nach Feierabend Spaß haben. Pausen sind eine Gelegenheit, sich zu entspannen und neue Energie zu tanken.

Du könntest fragen: „Was, wenn ich von zu Hause aus arbeite und nicht im Büro?“ Keine Sorge, du wirst immer Gruppenchats, regelmäßige Team- und Supervisor-Meetings haben, und diese sind sowohl lustig als auch wichtig. Persönlich habe ich auch aus der Ferne in Athen gearbeitet, mit Kollegen sowohl in Athen als auch im restlichen Griechenland. Wir haben oft geplant, uns außerhalb der Arbeit zu treffen, und wir haben immer neue Leute getroffen, die wiederrum jemand anderes mitgebracht haben.

Arbeiten von zu Hause bedeutet also nicht, dass du dich im neuen Land einsam fühlen wirst. Im Gegenteil – du kannst viele praktische Dinge zu Hause während der Arbeit erledigen und musst keine Zeit mit dem Pendeln verbringen. Wenn du also Feierabend hast, bist du bereit, rauszugehen und Spaß zu haben!

Wichtige Aufgaben und wertvolle Fähigkeiten

Als Kundenservice-Mitarbeiter ist das Hauptziel einfach: Kunden per Telefon, E-Mail und/oder Chat zu helfen, ihre Probleme zu lösen. Ob es um die Fehlerbehebung bei produktbezogenen Anfragen, Zahlungsprobleme, das Entsperren oder Aktualisieren von Konten oder das Beantworten allgemeiner Fragen geht, in einer Kundenservice-Position wirst du wertvolle Fähigkeiten entwickeln und verbessern, wie z.B. das Ruhigbleiben in stressigen Situationen, Multitasking, Problemlösung, Kommunikationsfähigkeiten und das gleichzeitige Management mehrerer Systeme.

Herausforderungen mit einem Lächeln meistern

Der Umgang mit einer Vielzahl von Kunden und ihren unterschiedlichen Problemen verbessert deine Problemlösungsfähigkeiten: „Ich weiß jetzt, wie man ruhig bleibt und sich nicht angegriffen fühlt, wenn Menschen unfreundlich sind.“ Manchmal wirst du mit wirklich unhöflichen Kunden konfrontiert, die nicht zuhören und sofort wütend sind. In solchen Fällen ist das Beste, was du tun kannst, ruhig zu bleiben und sie nicht zu unterbrechen, während sie sprechen. Diese Bewältigungsstrategie wirkt wirklich Wunder, da der Kunde all oder die meiste Wut loswird und, wenn er dann mit einem verständnisvollen und freundlichen Ton begegnet wird, du feststellen wirst, dass viele Probleme schnell gelöst sind.

Natürlich wirst du auch auf Fälle stoßen, die du nicht alleine lösen kannst: „Manchmal macht sogar die Technik Fehler.“ Wenn du und deine Kollegen und Vorgesetzten keine Lösung finden können, gibt es immer noch Hilfe. Diese Herausforderungen sind genau der Grund, warum es Eskalationen gibt! In allen Kundenservice-Rollen gibt es einen sogenannten CSR1 und CSR2. Du bist der CSR1, und dann gibt es noch technischere und erfahrenere Personen, die als CSR2 arbeiten. Oft gibt es noch eine weitere Ebene, die manchmal als Tier 3 bezeichnet wird, und das sind Techniker. Was ich sagen möchte, ist, dass du immer jemanden hast, an den du dich für Hilfe wenden kannst.

Unter Druck effektiv arbeiten

Kundenservice-Positionen können auch anspruchsvoll sein, besonders wenn Kunden schnelle Lösungen erwarten. Die Fähigkeit, ruhig zu bleiben, während du verschiedene Systeme verwaltest und schnell antwortest, zeigt dein Talent im Umgang mit Druck: „Gestresst zu sein, hat mir nur geschadet, also habe ich stattdessen versucht, es lustiger zu machen.“

Die Strategie besteht darin, deine Arbeit zu erledigen, während man die Dinge locker hält, ein bisschen Spaß hat und sicherstellt, dass der Stress nicht die Oberhand gewinnt. Dies wird sich meist auch auf die Stimmung des Kunden auswirken und die Interaktion in ein angenehmes und unterhaltsames Gespräch mit einer sehr glücklichen und zufriedenen Kundenerfahrung verwandeln. Ich habe mehrere Kunden betreut, die zu Beginn frustriert und wütend waren. Aber indem ich einen fröhlichen und angenehmen Ton gesetzt habe, dem Kunden erlaubt habe, auszusprechen und Dampf abzulassen, und ihnen dann die richtigen Lösungen und gute Erklärungen geboten habe, waren sie 9 von 10 Mal dankbar, glücklich und haben sogar manchmal ein wenig gescherzt. Diese Gespräche können dein Selbstbewusstsein wirklich stärken.

Verschiedene Kulturen schätzen und flexibel sein

Es ist wichtig, die Kommunikation an den Kommunikationsstil, das Alter, das technologische Wissen usw. jedes Kunden anzupassen. Oftmals ist es besser, anstelle von komplizierten oder hochtrabenden Begriffen einfache, leicht verständliche Wörter zu verwenden. Etwas Kompliziertes auf einfache Weise erklären zu können, ist das beste Zeichen dafür, dass du in deinem Job kompetent bist. Du könntest zum Beispiel mit einer sehr alten Person sprechen, die keine Ahnung hat, wie sie ihr Gerät bedienen soll. In diesem Fall wirst du mit technischen Fachbegriffen nicht weiterkommen. Stattdessen musst du ihr Niveau einschätzen und in Worten sprechen, mit denen sie etwas anfangen können. Die Fähigkeit, Menschen dort abzuholen, wo sie gerade stehen, ist eine wertvolle Fähigkeit im Leben.

Konstruktive Kritik: Ein Weg, sich weiterzuentwickeln

Der Umgang mit Kundenfeedback ist ein wesentlicher Teil des Lernprozesses. Ermutigung wird genutzt, um das Selbstvertrauen zu stärken, und konstruktives Feedback wird als Gelegenheit zur Weiterentwicklung betrachtet: „Negatives Feedback gibt dir Raum zur Verbesserung, während positives Feedback wirklich dein Selbstvertrauen stärkt und natürlich deine Stimmung hebt.“

Kunden können mit einer langen Liste von Dingen unzufrieden sein, darunter Preise, Systemprobleme, Reaktionszeiten und Zahlungsprobleme. Sieh Feedback als Chance zur Weiterentwicklung und nicht als Rückschlag, zeige Verständnis und erkenne die Möglichkeit zur Verbesserung – und denke daran, dass die meisten dieser Probleme innerhalb von Minuten mit deiner Hilfe behoben werden können.

In deiner Antwort kannst du etwas sagen wie: „Danke, dass du deine Erfahrung geteilt hast. Wir verstehen, wie wichtig es ist, schnell zu antworten, und arbeiten daran, unsere Effizienz zu verbessern. Wir nutzen dein Feedback, um unseren Service zu optimieren und deine Bedürfnisse besser zu erfüllen.“ Indem du das sagst, verwandelst du negatives Feedback in eine Chance, zu zeigen, dass du bereit bist, dich zu verbessern, was zeigt, dass du eine positive Einstellung hast und kontinuierlichen Wachstum schätzt.

Ratschläge für angehende Kundenservice-Mitarbeiter

Bevor du mit der Arbeit beginnst, wirst du eine formelle Schulung erhalten, um auf verschiedene Szenarien und Systeme einzugehen, was für jeden, der in den Kundenservice einsteigen möchte, entscheidend ist. Wenn du also planst, Kundenservice-Mitarbeiter zu werden, musst du immer höflich, hilfsbereit und ehrlich kommunizieren. Dein Einfluss auf andere ist erheblich. Es gibt eine formelle Schulung, wie man mit spezifischen Situationen umgeht, wie man die digitalen Systeme bedient, und einige Projekte haben sogar spezifische Richtlinien, welche Informationen du in verschiedenen Szenarien bereitstellen solltest.

Das Beste, was du tun kannst, ist, einfach auf deine Schulung zu achten und alle Werkzeuge und Informationen zu nutzen, die dir zur Verfügung gestellt werden. Die Lösung für (fast) alle Probleme wird darin zu finden sein. Das macht deinen Job, die Kundeninteraktionen und dein Leben viel einfacher und hilft dir, deinen Auslandsaufenthalt zu genießen.

Entwicklungsmöglichkeiten als Kundenservice-Mitarbeiter

CSR2: Die technischen Support-Mitarbeiter, die eine Stufe über dem normalen Kundenservice stehen.

Teamleiter/Supervisor: Verantwortlich für alle Kundenservice-Mitarbeiter und ihr Mentor.

Quality Assurance Analyst (QA): Überprüft Anrufe und stellt sicher, dass die Kundenservice-Mitarbeiter den bestmöglichen Service bieten und alle Vorschriften sowie KPIs einhalten.

Trainer: Verantwortlich für die Schulung neuer Kundenservice-Mitarbeiter und dafür, ihnen alles beizubringen, was sie wissen müssen.

Beginne dein Arbeitsabenteuer im Ausland im Kundenservice.

In der Welt der helfenden Hände und freundlichen Stimmen sind Kundenservice-Mitarbeiter die wahren Helden – vergessen wir nicht, sie wertzuschätzen. Es ist ein Job, der dir beibringen wird, ruhig und gelassen zu bleiben, wenn es ein wenig hitzig wird. Du wirst Fähigkeiten und persönliche Entwicklung erlangen, die du nicht erwartet hast. Ehrlich gesagt: Wenn du im Kundenservice erfolgreich bist, gibt es nicht viel, was du nicht bewältigen kannst. Es geht darum, stressige Situationen zu meistern, ohne den Kopf zu verlieren. Das ist ein unbezahlbarer Vorteil.

Also, das nächste Mal, wenn du nach Hilfe fragst, denk daran, dass ein ganzes Team hinter dem Bildschirm steht, bereit, dein „Oh-oh“ in ein „Aha!“ zu verwandeln. Ein riesiges High-Five an dich, dass du ein Teil dieser Helfer sein möchtest und dafür sorgst, dass deine Fragen schnell und mit einem Lächeln beantwortet werden.

Du kannst uns gerne unter info@jobsqd.com kontaktieren, wenn du noch Fragen hast. Du kannst auch unsere verfügbaren Stellenangebote hier einsehen.

Klicke hier, wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie du ein Gap Year im Ausland machen und gleichzeitig ein Abenteuer erleben kannst.