april 18, 2024 
9 minuten om te lezen Ben je op zoek naar een baan in het buitenland? Misschien zoek je wel opties zonder ervaring tijdens je tussenjaar? Dan zijn klantenservice-functies misschien precies wat je zoekt. Werken gaat niet alleen om geld verdienen, maar ook om de mogelijkheden zien die elk type baan je biedt. Zodra je de kunst van het zien van mogelijkheden in plaats van beperkingen beheerst, zul je zoveel plezier halen uit een eenvoudige baan. Klantenservice houdt in dat je problemen oplost en vragen beantwoordt. Het gaat erom een persoonlijke touch toe te voegen aan de digitale wereld. We hebben onze persoonlijke ervaringen in deze rol verzameld en gesproken met een vrouw met vier jaar ervaring.
Feit of fabel: “Klantenservice is saai en je leert er niks”
Je hebt waarschijnlijk veel verschillende geruchten, kritiek en waarschuwingen gehoord over werken in de klantenservice. Werken in de klantenservice is niet de meest veeleisende, spannende of veelzijdige baan. Maar voor mij is dit ook een groot deel van de reden waarom het een geweldige baan is als je overweegt naar het buitenland te verhuizen en een avontuur te beleven TERWIJL je geld verdient. Ik besloot een tussenjaar baan te nemen in Athene, Griekenland, als klantenservice medewerker voor een bekend merk in een groot bedrijf. De training was intens, maar toen ik eenmaal begon met de baan, viel alles gewoon op zijn plek naarmate de tijd verstreek.
Op deze manier kunnen klantenservice banen van tijd tot tijd repetitief en saai worden, maar het goede daaraan is dat je altijd vol energie je werk afmaakt, die je kunt gebruiken om te verkennen, met vrienden af te spreken voor het eten, naar de sportschool te gaan of wat ik ook maar kon bedenken. En eerlijk gezegd is dit een van de dingen geworden die het belangrijkste waren voor mijn ervaring met werken en wonen in het buitenland: energie hebben om alle leuke en avontuurlijke dingen te doen als ik vrij was. Werken in de klantenservice stelde me in staat om precies dat te doen.
Een typische werkdag als klantenservice medewerker
De dagelijkse routine in de klantenservice rol bestaat uit afwisselend geconcentreerd werken en welverdiende pauzes: “Je komt op het werk, logt in en opent je wachtrij voor mensen die binnenkomen met hun vragen en problemen … Ik zou ongeveer 2 uur werken en dan had ik mijn pauze en tijdens die tijd… ging ik naar het balkon en keek naar de zee of speelde tafeltennis met mijn collega’s”. Terugkomend op wat we in de sectie hierboven zeiden: geen energie verspillen aan het werk zelf stelt je in staat om plezier te hebben tijdens pauzes en na het werk. Pauzes zijn een kans om te ontspannen en op te laden.
Nu… Je vraagt je misschien af “Wat als ik thuis werk en niet op kantoor?“. Maak je geen zorgen, je zult altijd groepchats, regelmatige team- en supervisormeetings hebben, en deze zijn zo leuk en belangrijk. Persoonlijk werkte ik ook op afstand in Athene met collega’s zowel binnen Athene als de rest van Griekenland. We spraken vaak af buiten het werk, en we ontmoetten altijd iemand nieuw, die iemand anders meenam.
Dus thuiswerken betekent niet dat je eenzaam wordt in het nieuwe land. Integendeel – je kunt thuis tijdens het werk veel praktische dingen gedaan krijgen, en je hoeft geen tijd te besteden aan pendelen. Dus als je klaar bent met werk, ben je klaar om erop uit te gaan en plezier te maken!
Belangrijkste verantwoordelijkheden en waardevolle vaardigheden
Als klantenservice medewerker is het primaire doel eenvoudig: Klanten helpen via telefoon, mail en/of chat om hun problemen op te lossen.” Of het nu gaat om het oplossen van product gerelateerde vragen, betalingsproblemen, het ontgrendelen of updaten van accounts, of het beantwoorden van algemene vragen, in een klantenservice functie zul je waardevolle vaardigheden verbeteren en ontwikkelen zoals kalm blijven in stressvolle situaties, multitasken, probleemoplossing, conversatievaardigheden, en het beheren van meerdere systemen tegelijk.
Uitdagingen aangaan met een glimlach
Het omgaan met verschillende klanten en hun uiteenlopende problemen verbetert je probleemoplossende vaardigheden: “Ik weet nu hoe ik kalm kan blijven en me niet beledigd voel als mensen onbeleefd zijn”. Soms krijg je te maken met regelrecht onbeschofte klanten die niet luisteren en meteen al boos zijn. In deze gevallen kun je het beste je mond houden en ze niet onderbreken terwijl ze praten. Deze aanpak werkt echt geweldig, omdat de klant al zijn woede of het grootste deel ervan kwijt kan, en als ze dan een begripvolle en vriendelijke toon tegenkomen, zul je merken dat veel problemen snel worden opgelost.
Natuurlijk zul je ook gevallen tegenkomen die je niet in je eentje kunt oplossen: “Soms maakt zelfs de technologie fouten”. Dus als jij en je collega’s en leidinggevenden niet de juiste oplossingen kunnen vinden, is er nog steeds hulp te vinden. Voor deze uitdagingen zijn escalaties bedoeld! In alle klantenservice rollen heb je zogenaamde CSR1 en CSR2. Jij bent de CSR1, en dan zijn er meer technische en ervaren mensen die als CSR2’s werken. En vaak is er nog een laag, soms tier 3 genoemd, wat technici zijn. Wat ik probeer te zeggen is dat je altijd iemand hebt bij wie je om hulp kunt vragen.
Floreren onder druk
Klantenondersteuning kan ook veeleisend zijn, vooral wanneer klanten op zoek zijn naar snelle oplossingen. Rustig blijven terwijl je verschillende systemen beheert en snel reageert, laat zien hoe goed je omgaat met druk: “Gestrest zijn schaadde me alleen maar, dus in plaats daarvan probeerde ik het gewoon leuker te maken”.
De strategie is om het werk te doen terwijl je de zaken luchtig houdt, een beetje lol hebt, en ervoor zorgt dat de stress niet de overhand krijgt. Dit zal meestal ook invloed hebben op de stemming van je klant, en de interactie veranderen in een prettige en leuke ervaring met een zeer tevreden klant. Ik heb meerdere klanten geholpen die gefrustreerd en boos begonnen. Maar door een vrolijke en aangename toon te zetten, de klant te laten uitspreken en stoom af te blazen, en ze vervolgens de juiste oplossingen en goede uitleg te geven, zullen ze 9 van de 10 keer voor altijd dankbaar, blij en zelfs een beetje dwaas zijn. Die gesprekken kunnen echt je zelfvertrouwen een boost geven.
Verschillende culturen omarmen en flexibel zijn
Het is belangrijk om de communicatie aan te passen op basis van de communicatiestijl, leeftijd, technische kennis, etc. van elke klant. Vaak is het beter om in plaats van grote, chique woorden of ingewikkelde zinnen te gebruiken, eenvoudige termen te gebruiken voor uitleg. Iets ingewikkelds op een simpele manier kunnen uitleggen is het beste teken dat je goed bent in je werk. Je kunt bijvoorbeeld een heel oud persoon aan de lijn krijgen die geen idee heeft hoe ze hun apparaat moeten bedienen. In dit geval kom je nergens met chique en technologische woorden. In plaats daarvan moet je hun niveau inschatten en met ze praten in woorden waar ze iets mee kunnen. Het vermogen om mensen te ontmoeten waar ze zijn, is een waardevolle vaardigheid in het leven.
Opbouwende kritiek: Een manier om vooruit te komen
Omgaan met feedback van klanten is een essentieel onderdeel van het leerproces. Aanmoediging wordt gebruikt om het zelfvertrouwen te vergroten en constructieve feedback wordt gezien als een kans om te groeien: “Negatieve feedback geeft je ruimte om te verbeteren, terwijl positieve feedback echt gewoon je zelfvertrouwen en natuurlijk je humeur een boost geeft.”
Klanten kunnen ontevreden zijn over een lange lijst van dingen, waaronder prijzen, systeemproblemen, reactietijd en betalingsproblemen. Zie feedback als een kans om te groeien in plaats van een tegenslag, toon begrip en herken de mogelijkheid om te verbeteren – en onthoud dat de meeste van deze problemen binnen minuten kunnen worden opgelost met jouw hulp.
In je antwoord kun je iets zeggen als: “Bedankt dat je je ervaring deelt. We begrijpen hoe belangrijk het is om snel te reageren en werken eraan om onze efficiëntie te verbeteren. We gebruiken je feedback om onze service te verbeteren en beter aan je behoeften te voldoen.” Door dit te zeggen verander je negatieve feedback in een kans om te laten zien dat je bereid bent het beter te doen, wat laat zien dat je een positieve houding hebt ten opzichte van voortdurende groei.
Advies voor aankomende klantenservice medewerkers
Voordat je begint met werken krijg je een officiële training in het aanpakken van verschillende scenario’s en systemen, wat cruciaal is voor iedereen die in de klantenservice wil werken. Dus als je van plan bent om klantenservicemedewerker te worden, moet je altijd beleefd, behulpzaam en eerlijk communiceren. Je invloed op anderen is aanzienlijk. Er is formele training over hoe je specifieke situaties moet aanpakken, hoe je de digitale systemen moet bedienen, en sommige projecten hebben zelfs specifieke richtlijnen over welke informatie je in verschillende scenario’s moet geven.
Dus het beste wat je kunt doen is gewoon goed opletten tijdens je training en alle tools en informatie gebruiken die ze je geven. De oplossing voor (bijna) alle problemen zul je hierin vinden, wat je werk, klantinteracties en leven zoveel makkelijker en leuker maakt.
Ontwikkelingsmogelijkheden als klantenservicemedewerker
CSR2: de technische ondersteuners die één niveau boven reguliere klantenondersteuning staan.
Teamleider/supervisor: Verantwoordelijk zijn voor alle klantenservicemedewerkers en hun mentor zijn.
Kwaliteitsanalist (QA): Gesprekken screenen en ervoor zorgen dat de klantenservicemedewerkers de best mogelijke service leveren en voldoen aan alle voorschriften en KPI’s.
Trainer: Degene zijn die verantwoordelijk is voor het inwerken van nieuwe klantenservicemedewerkers.
Begin je werkavontuur in het buitenland in de klantenservice
In de wereld van helpende handen en vriendelijke stemmen zijn klantenservicemedewerkers de echte helden – laten we niet vergeten ze te waarderen. Het is een baan die je leert kalm te blijven als het een beetje heet onder de voeten wordt. Je zult vaardigheden en persoonlijke groei opdoen die je niet had verwacht. Eerlijk gezegd: Als je slaagt in de klantenservice, is er niet veel wat je niet aankunt. Het gaat erom stressvolle situaties te hanteren zonder je hoofd te verliezen en tegen anderen uit te vallen. Dat is een onbetaalbare troef.
Dus, de volgende keer dat je om hulp vraagt, weet dan dat er een heel team achter het scherm zit, klaar om je ‘oh-oh’ in een ‘aha!’ te veranderen. Dus, een dikke high-five voor jou omdat je deel wilt uitmaken van deze helpers, die ervoor zorgen dat je vragen een snelle, vrolijke reactie krijgen.
You are more than welcome to contact us at info@jobsqd.com if you’re left with any questions. You can also check out our available jobs here.
